Associé(e) à l'Administration, G-6, TA (364 jours), #138050, Ouagadougou - Burkina Faso, WCAR

Organizational Context

L’UNICEF intervient dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence. L’UNICEF est engagé, passionné et fier de ce qu’il fait, aussi longtemps que son action est nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas simplement un métier – c’est une vocation.

Job Purpose

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, l’Associé(e) Administratif au Protocole et à l’Administration facilite toutes les actions en lien avec les questions du protocole, y compris l'accréditation et les questions de visa. Il/elle veille à la qualité et à l'exactitude du travail afin d'obtenir des services optimaux, tout en promouvant une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats, conformément aux règles et règlements de l'UNICEF dans la prestation de services aux clients. L’Associé(e) administratif sera basé au bureau de Ouagadougou, mais pourrait être amené à faire des missions dans les bureaux de zone. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives et logistiques liées au protocole et à l'administration.

Responsibilities

1. Soutien et services administratifs : Fournir un soutien administratif général, y compris la gestion des documents, la préparation de rapports et la coordination des réunions. 2. Gestion des biens : Assister dans la gestion des biens de l'UNICEF, y compris l'inventaire, l'entretien et la maintenance des équipements et des locaux. 3. Gestion des voyages et du protocole : Faciliter les arrangements de voyage pour le personnel et les visiteurs, y compris la réservation de vols, d'hébergements et de transports. Gérer les questions de protocole, y compris l'accréditation et les visas, en veillant à la conformité avec les réglementations locales et internationales. 4. Gestion du courrier : Assurer la réception, l'acheminement et l'expédition efficaces du courrier et des colis officiels. 5. Soutien aux missions : Préparer les documents nécessaires et coordonner la logistique pour les missions du personnel. 6. Conformité : Veiller à ce que toutes les activités administratives et de protocole soient menées conformément aux règles, règlements et procédures de l'UNICEF. 7. Relations externes : Maintenir de bonnes relations avec les autorités locales, les fournisseurs et les partenaires pour faciliter les opérations. 8. Autres tâches : S'acquitter de toute autre tâche et responsabilité assignée selon les besoins pour soutenir les objectifs du bureau.

Work Experience

Au moins 6 années d'expérience en gestion administrative, notamment dans l'assistance administrative, la gestion des franchises et immunités, la gestion des voyages, la gestion et l'entretien des bâtiments, la réparation et l'entretien des matériels et équipements.

Skills

Gestion administrative, Gestion des voyages, Gestion du protocole, Gestion des biens, Gestion du courrier, Utilisation des logiciels informatiques, Communication, Organisation, Attention aux détails, Orientation client, Travail d'équipe, Adaptabilité

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